150 000 € de stock. C'est une valeur courante pour une officine de taille moyenne. Si 20 % de ce stock est en excès — ce qui est fréquent — cela représente 30 000 € immobilisés dans des produits qui ne tournent pas ou plus. À un coût de possession estimé entre 15 et 25 % par an, ce surstock coûte entre 4 500 et 7 500 € chaque année. Sans que personne ne s'en rende vraiment compte.
Qu'est-ce que le surstock et pourquoi est-il si courant en pharmacie ?
Le surstock désigne la quantité de produits en réserve qui excède la demande prévisible sur un horizon raisonnable (généralement 30 à 45 jours pour la plupart des références). Il se distingue du stock de sécurité, qui est volontaire et calibré pour absorber les pics de demande.
En officine, le surstock est particulièrement répandu pour plusieurs raisons structurelles. Les opérations promotionnelles incitent à commander en volume. Les seuils de franco de port poussent à compléter les commandes avec des références dont on n'a pas immédiatement besoin. Les commandes automatiques, quand leurs paramètres ne sont pas révisés régulièrement, génèrent du réapprovisionnement mécanique sur des produits dont la demande a évolué. Et les rendez-vous représentants, quand ils ne sont pas préparés avec des données à jour, aboutissent à des engagements pris sans vérification du stock existant.
Combien coûte réellement le surstock à une officine ?
Le coût du surstock n'apparaît sur aucune facture. Il est pourtant bien réel et se décompose en quatre postes :
- Coût financier : chaque euro immobilisé dans du stock est un euro qui ne génère pas de rendement ailleurs. Si votre trésorerie est tendue, le surstock aggrave la situation. Si elle est confortable, c'est un coût d'opportunité : cet argent pourrait être investi, placé ou utilisé pour rembourser un emprunt.
- Risque de péremption : plus un produit reste longtemps en stock, plus la probabilité de casse augmente. En parapharmacie et en OTC, les dates limites courtes sur certaines gammes transforment un surstock en perte sèche.
- Coût d'espace : chaque mètre linéaire occupé par un produit à rotation lente est un mètre qui ne met pas en valeur un produit qui se vend. En back-office, les cartons qui s'accumulent encombrent la réserve et compliquent les inventaires.
- Coût de gestion : compter, déplacer, ranger, suivre des références qui bougent à peine consomme du temps. Peu de temps unitaire, certes, mais multiplié par des centaines de références C, la charge n'est pas négligeable.
Un calcul rapide : avec un coût de possession de 20 % par an, chaque tranche de 10 000 € de surstock coûte 2 000 € annuellement. Pour une officine qui fait 1,5 million de CA, c'est l'équivalent de 0,3 à 0,5 point de marge nette. Pas spectaculaire en apparence, mais suffisant pour faire la différence en fin d'exercice.
Comment mesurer le surstock avec la couverture de stock ?
La couverture de stock est le nombre de jours de ventes que votre stock actuel peut couvrir. Sa formule est simple :
Couverture (jours) = Stock actuel (unités) ÷ Ventes moyennes journalières (unités)
Un produit avec 60 unités en stock et 2 ventes par jour a une couverture de 30 jours. Raisonnable. Le même produit avec 200 unités ? 100 jours de couverture. C'est du surstock, sauf justification particulière (commande saisonnière anticipée, opération prévue).
Les seuils suivants servent de repère pour la majorité des références hors saisonnalité :
| Couverture | Interprétation | Action |
|---|---|---|
| Moins de 15 jours | Risque de rupture | Réapprovisionner en priorité si produit A ou B |
| 15 à 45 jours | Zone optimale | Maintenir — pas d'action nécessaire |
| 45 à 90 jours | Stock élevé | Justifié uniquement si saisonnalité ou opération prévue |
| Plus de 90 jours | Surstock probable | Réduire le réassort, envisager retour ou déstockage |
Pour aller plus loin dans l'analyse, la classification ABC permet de croiser la couverture de stock avec l'importance commerciale de chaque référence. Un surstock sur un produit A est un problème différent d'un surstock sur un produit C : le premier justifie éventuellement un stock de sécurité plus élevé, le second appelle une correction rapide.
Qu'est-ce qu'un produit dormant et comment l'identifier ?
Un produit dormant est une référence présente physiquement en stock mais avec zéro ou quasi-zéro ventes sur les trois derniers mois. Ce n'est pas un produit lent (qui se vend une fois par semaine), c'est un produit qui ne se vend plus du tout.
Les études sectorielles estiment qu'entre 8 et 15 % des références d'une officine sont dormantes à un instant donné. Sur 4 000 références, cela représente 320 à 600 produits en stock qui n'ont aucune rotation. En valeur, ces dormants représentent souvent entre 5 et 10 % de la valeur totale du stock.
Pour les identifier en pratique : exportez votre liste de références en stock avec les quantités et les ventes des 3 derniers mois. Filtrez celles qui ont un stock supérieur à zéro et des ventes inférieures ou égales à 2 unités. La liste sera probablement plus longue que prévu. C'est normal, et c'est un bon point de départ pour un nettoyage.
Quelles sont les principales causes de surstock en officine ?
Quatre causes reviennent dans la majorité des cas :
- Les opérations promotionnelles mal calibrées : le format « 6+2 gratuits » est alléchant sur le papier. Mais si vous vendez habituellement 4 unités par mois et que vous commandez pour 3 mois d'un coup, vous vous retrouvez avec 24 unités pour 6 mois de consommation. Les 8 unités gratuites deviennent un surstock qui occupe de la place et risque de périmer.
- Les commandes automatiques non révisées : les seuils de réapprovisionnement paramétrés dans le LGO sont souvent fixés une fois et jamais mis à jour. Un produit dont la demande a baissé de moitié continue d'être commandé au même rythme, mécaniquement.
- Le manque de vérification avant commande : lors d'un RDV représentant, on accepte une proposition sans vérifier combien on a déjà en stock. Un réflexe simple (ouvrir le LGO et regarder la couverture) suffirait à éviter la majorité de ces situations.
- La saisonnalité non anticipée : commander des solaires en septembre ou des produits rhume en avril, c'est constituer du stock en dehors de la période de demande. Le timing d'achat compte autant que le volume.
Quelles actions concrètes mettre en place ?
1. Auditer les produits dormants
Commencez par la liste des références à zéro vente depuis 3 mois. Pour chacune, prenez une décision : retour fournisseur si c'est encore possible, déstockage promotionnel, don, ou passage en perte. Un produit dormant ne se réveillera généralement pas tout seul. Plus vous attendez, plus la valeur résiduelle diminue.
2. Recalibrer les seuils de réapprovisionnement
Identifiez les 20 références les plus surstockées et vérifiez leurs paramètres dans le LGO : stock minimum, stock maximum, quantité de réassort. Si le stock max est réglé sur 50 pour un produit qui se vend 3 fois par mois, le déséquilibre est mécanique. Ajustez au rythme réel de la demande.
3. Vérifier le stock avant chaque commande fournisseur
Avant de valider une commande proposée en RDV, croisez systématiquement avec la couverture de stock. Si un produit a déjà 45 jours de couverture, est-ce pertinent d'en commander 3 mois de plus pour bénéficier d'UG ? Le calcul doit intégrer le risque de surstock, pas seulement l'avantage apparent de l'opération. Pour être armé face à ce type de propositions, rien ne remplace un RDV bien préparé.
4. Négocier des livraisons échelonnées
Au lieu de recevoir l'intégralité d'une commande d'un coup, demandez au laboratoire de livrer en 2 ou 3 fois. Vous conservez l'avantage tarifaire du volume global tout en étalant le stock dans le temps. C'est l'un des leviers de négociation les moins utilisés et pourtant les plus simples à obtenir. La plupart des labos l'acceptent sans difficulté.
5. Instaurer une revue trimestrielle
Une fois par trimestre, sortez la liste des références avec plus de 90 jours de couverture. Pour chacune, décidez : réduire le réassort, déstocker, retourner. La régularité de cette revue est plus importante que sa profondeur. Quinze minutes par trimestre sur les cas les plus flagrants valent mieux qu'un audit annuel exhaustif qui ne mène à rien.
Comment trouver le bon équilibre entre surstock et rupture ?
Réduire le surstock ne signifie pas passer en sous-stock. Une rupture sur un produit de classe A coûte en clientèle perdue : le patient va chercher son traitement ailleurs et ne revient pas forcément. L'objectif n'est pas le zéro stock, c'est le stock juste : suffisamment pour servir la demande sans immobiliser de capital inutilement.
La classification ABC apporte ici un cadre utile. Sur les produits A, on tolère une couverture plus longue : mieux vaut un léger excédent qu'un risque de rupture. Sur les produits C, on peut être plus strict : stock minimum, commande à la demande, voire déréférencement si la référence ne justifie plus sa présence.
La bonne pratique est de fixer des règles de couverture différenciées par classe et de les intégrer dans les paramètres du LGO : couverture cible de 30 jours pour les A, 20 jours pour les B, 10 jours pour les C. Ajusté à votre réalité locale, ce cadre simple permet de maintenir le stock au bon niveau sans y consacrer un temps déraisonnable.
Le surstock se détecte avec un indicateur unique (la couverture de stock) et se réduit avec des actions régulières : nettoyage des dormants, révision des seuils, vérification systématique avant commande. Ce n'est pas un projet ponctuel, c'est une discipline. Une extraction LGO et 15 minutes de revue par trimestre suffisent pour garder le stock sous contrôle. Le plus difficile n'est pas de savoir quoi faire — c'est de s'y tenir.